Atlassian erweitert Confluence Cloud um die leistungsstarke Automatisierung von Jira und ersetzt manuelle, zeitintensive Arbeiten durch moderne Prozesse und einfache Wenn-Dann-Regeln.
Was ist Confluence-Automatisierung?
Automatisierung ist ein exklusives Feature in Confluence Premium und Enterprise, das die Verwaltung von Inhalten in Ihrer Confluence-Instanz erheblich erleichtert. Durch die Einrichtung von Automatisierungsregeln führt Confluence-Automatisierung unauffällig Routineaufgaben aus, die sonst manuell erledigt werden müssten. Beispielsweise können solche Regeln:
- Inhalte im passenden Format generieren.
- Aktualisierungen zum Projektfortschritt an das Team senden.
- Mitarbeiter an offene Aufgaben erinnern.
Was kann die Confluence-Automatisierung leisten?
Automatisierung macht im Wesentlichen das, was der Name schon sagt: Sie übernimmt Routineaufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssten.
In Confluence könnten solche Automatisierungen beispielsweise Arbeitsabläufe wie folgt steuern:
- Bei Erstellung einer neuen Seite in einem bestimmten Bereich, sende eine Benachrichtigung an den zugehörigen Slack-Kanal.
- Wenn ein Mitglied einer spezifischen Gruppe eine neue Seite anlegt, füge automatisch ein bestimmtes Label hinzu.
Je nachdem, wie Ihr Team Confluence nutzt (für kollaboratives Arbeiten oder als Wissensdatenbank), kann die Automatisierung bestimmter Funktionen sinnvoller sein als andere.
Vier Schlüsselbereiche
Hier sind vier Schlüsselbereiche, von denen wir erwarten, dass die Automatisierung besonders hilfreich sein wird:
Tool-Integration
- Automatische Status-Updates an Slack und MS Teams senden
- Anbindung von Drittanbieter-Anwendungen via Webhook-Trigger
Inhalts-Management
- Veröffentlichungsprozesse und Aktualisierung von Inhalten durchsetzen
- Verbesserte Suche durch automatisches Hinzufügen von Seitenlabels
Organisation von Spaces
- Konsistente Seitenbaumstruktur bei der Einrichtung neuer Bereiche
- Teamdokumente wie etwa Besprechungsnotizen an festgelegten Orten automatisch generieren
Auf dem Laufenden bleiben
- Deadlines und Team-Updates dank automatischer Erinnerungen und Benachrichtigungen einhalten
- Überblick über den Arbeitsfortschritt ohne manuelle Überprüfung oder Anfragen
Regeln
Regeln sind automatisierte Abläufe, die nach dem Prinzip „Wenn dies passiert, dann tue das“ funktionieren.
Site-Administratoren haben die Möglichkeit, seitenübergreifende Regeln in Confluence zu erstellen und zu aktivieren. Space-Administratoren können spezifische Regeln für einzelne Bereiche konfigurieren und einschalten. Falls Sie sich nicht als Administrator sehen: Bei einem persönlichen Bereich sind Sie automatisch dessen Administrator.
Regel-Komponenten
Eine Regel setzt sich aus verschiedenen Typen von Komponenten zusammen: Auslöser, Bedingungen, Verzweigungen und Aktionen. Betrachten Sie diese Komponenten als Bausteine einer Regel oder Zutaten für ein Rezept.
Verwendung
Wenn eine Confluence-Automatisierungsregel erfolgreich ausgeführt wird, d. h. wenn sie mindestens eine Aktion erfolgreich durchführt, zählt dies als eine Ausführung. Jede erfolgreiche Regelausführung zählt auch nur einmal für die Nutzung, auch wenn die Regel mehrere Aktionen ausführt. Wenn eine Regel ausgelöst wird, aber fehlschlägt (ohne eine Aktion auszuführen), wird sie nicht als Ausführung gezählt.
Die Überwachung der Nutzung ist wichtig, wenn Ihr Plan auf eine bestimmte Anzahl von Regelausführungen pro Monat beschränkt ist.
Confluence Enterprise hat eine unbegrenzte Anzahl von Ausführungen. Wenn Sie die Nutzung im Auge behalten, können Sie Probleme erkennen. Z. B. wenn eine Regel fehlschlägt (die Nutzung sinkt) oder mehr als erwartet ausgeführt wird (die Nutzung steigt). In diesem Fall ist es nicht notwendig, die spezifische Anzahl der Ausführungen zu überwachen, die Ihr Team verwendet.
Confluence Premium ist jeden Monat auf 1.000 Regelausführungen pro Benutzer beschränkt. Wenn Ihre Confluence-Seite beispielsweise 2.000 Benutzer hat, stehen Ihnen jeden Monat insgesamt 2 Millionen Regelausführungen zur Verfügung [2.000 Benutzer x 1.000 Ausführungen = 2.000.000 verfügbare Regelausführungen pro Monat]. Wenn Ihr Team die Anzahl der zugewiesenen Ausführungen erreicht, werden Ihre Regeln nicht mehr ausgeführt, bis die Nutzung am Ersten des Folgemonats erneuert wird. Nicht genutzte Ausführungen aus dem Vormonat werden nicht übertragen.
Sie möchten Ihre Confluence-Instanz automatisieren oder interessieren sich für Confluence und Atlassian an sich? Sprechen Sie mich gerne dazu an.
