Die Migration zu Cloud Software ist ein weltweiter Trend, der bereits seit gut zehn Jahren anhält. In Mitteleuropa anfangs skeptisch beäugt, setzt sich die Variante des „Software Leasings“ auch in Deutschland, Österreich und Schweiz immer weiter durch.
„Es ist keine Cloud, es nur jemand anderes Computer“ – das ist Fakt. Cloud Software ist lediglich Software, die auf einem fremden Server irgendwo in einem anderen Rechenzentraum gehostet und über das Internet dem Kunden zur Verfügung gestellt wird. Man nutzt die Software, man besitzt sie nicht. Ein Zustand, der vielen deutschen Unternehmern weiterhin Unbehagen bereitet.
Allerdings bieten sich auch zahlreiche Vorteile. Zum Beispiel kann man sich bei Cloud Software sicher sein, stets die aktuelle Version mit den neuesten Features und Sicherheitsmaßnahmen zu nutzen. Dazu bietet Cloud Software in der Regel mehr Funktionen zum gleichen Preis oder denselben Funktionsumfang zu geringeren Kosten. Werfen Sie einen Blick auf den Feature-Vergleich Data Center vs. Cloud.
Viele werden jetzt einwenden, dass Cloud-Lizenzen im direkten Vergleich mit On-Premises Software oftmals teurer sind. Stimmt, aber in diesen Kosten sind bereits viele Faktoren wie der Serverbetrieb, Wartungs- und Service-Kosten enthalten. Rechnet man alle Posten gegeneinander auf, stellt man schnell fest, dass Cloud Software unter dem Strich meist günstiger und besser ist.
So gelingt die Migration Ihrer Atlassian Software in die Cloud
Ganz gleich ob Jira Software, Jira Service Management oder Confluence, die Cloud-Versionen bietet dieselben Funktionen und Features wie die Datacenter oder Server Editions.
Einziger Unterschied: Die Trial-Versionen sind zeitlich begrenzt. Ob Standard oder Premium, die Testversion der kostenpflichtigen Versionen sind für Neukunden auf 7 Tage begrenzt. Die Basisversion für bis zu 10 Nutzer ist jedoch komplett kostenfrei und zeitlich unbegrenzt! Wollen Sie sich also erst einmal mit Atlassian Software vertraut machen, gehen Sie hier null Risiko ein. Einfach einen Account anlegen und loslegen – weniger Hürde geht nicht.
Besitzen Sie bereits eine Lizenz für ein Atlassian-Produkt, können Sie die entsprechende Cloud-Variante auf Herz und Nieren testen. Die Testphase läuft so lang, wie Ihre aktuelle Lizenz von Jira oder Confluence gültig ist. Haben Sie die Lizenz für die Datacenter Edition beispielsweise gerade erst um 12 Monate verlängert, dürfen Sie die Cloud Edition für ein Jahr kostenlos testen.
Sprechen Sie uns an und machen Sie mit uns den Test.
Vor der Entscheidung für die Cloud steht die sorgfältige Evaluierung, ob diese Software-Variante zu Ihrem Unternehmen passt. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Atlassian-Umgebung: Wo liegen die Unterschiede zwischen selbst gehosteten Deployments und der Cloud. Wie verändern sich die Kosten in Sachen Lizenzen, Betrieb und Wartung? Entspricht der Funktionsumfang der Cloud Ihren Vorstellungen? Machen Sie hierzu den Test über die Trial-Versionen.
Wir beraten Sie hierzu gern.
Hat die Bewertung ein positives Ergebnis geliefert, stehen die ersten handwerklichen Schritte an: Ihre Organisation/Ihr Unternehmen im Atlassian Cloud Space einrichten und Ihre Domain verifizieren. Features wie Atlassian Access, Audit Log und Sandboxes bieten ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihr Unternehmen und Ihre Daten.
Anschließend gilt es, den Umfang und die Komplexität der zu migrierenden Daten zu bewerten. Je nach deren Größe, den umzuziehenden Apps, Anzahl der Produkte, Benutzer und zahlreichen anderen Faktoren, heißt es sich jetzt für eine Migrationsstrategie bzw. -methode zu entscheiden: Lift-and-Shift, Optimize-and-Shift, eine phasenweise Migration oder sogar ein Neuanfang auf der grünen Wiese stehen zur Wahl.
Wir beraten Sie gern, welcher Weg der für Ihr Unternehmen richtige ist.
Ist die Entscheidung für eine Methode gefallen, bereiten Sie Ihr(e) Team(s) und die zu migrierenden Daten auf den Wechsel vor. Je nach Umfang und Qualität der Daten kann dieser Prozess mehrere Wochen dauern. Auch hierbei unterstützen wir Sie gern, denn Datenmigration ist ein Prozess, der sorgfältig vorbereit sein will. Unschärfe in den Definitionen oder Fehler bei der Aufbereitung der Daten können am Ende große negative Auswirkungen haben.
Eine präventive Verbesserung der Datenqualität im alten System und eine klare Abgrenzung zwischen zu migrierenden und nicht zu migrierenden Datensätzen bilden das Fundament dieses Prozesses. Datensätze, die seit Jahren weder verändert, noch abgerufen wurden, Kontakte zu denen nie eine konkrete Verbindung bestand oder unvollständige Datensätze sind die Spreu, die es vom Weizen zu trennen gilt.
Die Migration ist auch eine Chance, sich von Altlasten zu befreien. Daten, die seit langem ihre Relevanz verloren haben oder vielleicht sogar rein rechtlich schon längst hätten gelöscht werden sollen, jetzt ist die Gelegenheit, reinen Tisch zu machen. Wir sind in dieser Hinsicht Profis, da wir bereits zahlreiche Migrationen bei uns und unseren Kunden durchgeführt haben.
Bevor es ans Eingemachte geht, steht ein ausführlicher Test an. Prüfen Sie gemeinsam mit uns, ob ein ausgewählter, begrenzter Datensatz sauber ins neue System migriert wird. Daraus lässt sich auch die Dauer des Gesamtvorgangs hochrechnen und eine genauere Einordnung des Abschlussdatums geben. Die verschiedenen Cloud Editionen der Atlassian Software bieten hierfür die entsprechenden Tools.
An dieser Stelle empfehlen wir auch stets, ein Backup der zu migrierenden Daten vorzunehmen – Sicherheit zuerst! Auch was die Mitarbeiter/innen angeht, sollten Sie vor der Migration prüfen, ob das neue System in der geplanten Form angenommen wird. Sind alle Prozesse in der Cloud so angelegt, wie Ihr(e) Team(s) es vom System erwarten? Oder muss hier noch nachgebessert werden?
Jede Umstellung ruft Bedenkenträger auf den Plan. Unterscheiden Sie berechtigte, konkrete Bedenken von prinzipiellen Bedenken. Nehmen Sie Ihre Mannschaft mit und überzeugen Sie sie von der neuen Software. Erstellen Sie mit uns einen Zeitplan und definieren Sie Milestones.
Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, ist der Zeitpunkt gekommen, den großen, roten Knopf zu drücken. Entsprechend des Zeitplans werden nun alle Daten und Apps in die vorbereiteten Strukturen in der Cloud kopiert und dort verfügbar gemacht. Der Cloud Migration Assistent von Atlassian unterstützt Sie dabei.
Ist der Datentransfer abgeschlossen, steht die Endkontrolle an: Sind alle Daten vollzählig vorhanden und funktionieren die Prozesse wie gewünscht?
Wenn ja, laden Sie ausgewählte Nutzer ein, das neue System noch mal genau zu testen. Bessern Sie bei Bedarf nach und gehen erst zu Schritt 6 über, wenn Sie hundertprozentig zufrieden sind. Auch wenn Ihnen klar sein sollte, dass Sie sicher noch das ein oder andere übersehen haben. Aber keine Sorge, auf die kleinen Unebenheiten, die Sie übersehen haben, weisen Sie Ihre Mitarbeiter/innen im nächsten Schritt sicher gerne hin.
Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, das neue System im Unternehmen offiziell einzuführen. Initiale Nutzerschulungen sind ein probates Mittel zum Onboarding – sie sind aber nur der erste Schritt. Sie stellen schnell fest, dass einiges doch anders funktioniert als von Ihnen erwartet. User finden im täglichen Belastungstest Lücken oder Fehler, die bei aller Umsicht zuvor nicht aufgefallen waren.
Machen Sie sich nicht verrückt, sondern arbeiten Sie die To-Dos der Wichtigkeit nach im Team ab. Gehen Sie auf das Feedback und die Änderungswünsche Ihrer Mitarbeiter/innen ein. Bereits nach wenigen Wochen sinken erfahrungsgemäß die Service Requests aus dem Team spürbar ab, nach einigen Monaten kommen nur noch sporadisch Anfragen – und das meist zu denselben Themen. Confluence eignet sich perfekt dafür, wiederkehrende Fragen per FAQ zu beantworten.
Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren individuellen Anforderungen.Die Unternehmen der ISO-Gruppe setzen Atlassian-Produkte bereits seit vielen Jahren für eigene Software-Entwicklungen und bei Kunden ein. Entsprechend groß ist unser Erfahrungsschatz, den wir gerne mit Ihnen teilen. Wir beraten Sie gern – unverbindlich und risikolos.
