Cloud Software ist kein Trend mehr, sondern in unzähligen Unternehmen weltweit etablierter Standard. Wurden SaaS-Lösungen in Mitteleuropa anfangs noch skeptisch beäugt, ist die Variante des „Software-Leasings“ mittlerweile auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz gang und gäbe. Grund dafür sind die ausgefeilten Sicherheitsmaßnahmen renommierter Hersteller wie Atlassian und die rechtssichere Compliance ihrer Cloud Software.
Inzwischen bietet Cloud Software sogar ein höheres IT-Sicherheitsniveau als viele Server und Data Center Editionen. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Während Sicherheits-Updates auf dem eigenen Server oder im Rechenzentrum vom Kunden selbst - meist zeitverzögert - eingespielt werden müssen, sind Sicherheits-Updates in der Cloud "all inclusive" und sofort nach Erscheinen live. Das Risiko, dass Cyber-Kriminelle Sicherheitslücken ausnutzen können, sinkt dadurch erheblich!
Ein weltweit zeitgleicher Rollout bedeutet auch, dass man bei Cloud-Software sicher sein kann, immer die aktuelle Version mit den neuesten Features zu nutzen. Einige Features wie KI-Unterstützung und Virtual Agent wurden sogar exklusiv für die Cloud entwickelt. Es ist auch eine Frage der Kosten: Die Cloud-Version von Atlassian bietet mehr Funktionen zum gleichen Preis oder den selben Funktionsumfang zu geringeren Kosten. Schauen Sie sich den Feature-Vergleich Data Center vs. Cloud. Zudem entfallen in der Cloud die Wartungskosten, da diese automatisch vom Hersteller übernommen werden.
Last but not least ist die Cloud Edition der Atlassian Suite umfassend zertifiziert:
Dazu können Sie mit Atlassian einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen, der Ihnen absolute Rechtssicherheit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten bietet. Cloud-Kunden bestimmen sogar selbst, in welchem Land ihre Daten gespeichert werden (Data Residency), zum Beispiel in Deutschland.
So gelingt die Migration Ihrer Atlassian Software in die Cloud
Vor der Entscheidung für die Cloud steht die sorgfältige Evaluierung, ob diese Software-Variante zu Ihrem Unternehmen passt. Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Atlassian-Umgebung: Wo liegen die Unterschiede zwischen selbst gehosteten Deployments und der Cloud. Wie verändern sich die Kosten in Sachen Lizenzen, Betrieb und Wartung? Entspricht der Funktionsumfang der Cloud Ihren Vorstellungen? Machen Sie hierzu den Test über die Trial-Versionen.
Wir beraten Sie hierzu gern.
Hat die Bewertung ein positives Ergebnis geliefert, stehen die ersten handwerklichen Schritte an: Ihre Organisation/Ihr Unternehmen im Atlassian Cloud Space einrichten und Ihre Domain verifizieren. Features wie Atlassian Access, Audit Log und Sandboxes bieten ein Höchstmaß an Sicherheit für Ihr Unternehmen und Ihre Daten.
Anschließend gilt es, den Umfang und die Komplexität der zu migrierenden Daten zu bewerten. Je nach deren Größe, den umzuziehenden Apps, Anzahl der Produkte, Benutzer und zahlreichen anderen Faktoren, heißt es sich jetzt für eine Migrationsstrategie bzw. -methode zu entscheiden: Lift-and-Shift, Optimize-and-Shift, eine phasenweise Migration oder sogar ein Neuanfang auf der grünen Wiese stehen zur Wahl.
Wir beraten Sie gern, welcher Weg der für Ihr Unternehmen richtige ist.
Ist die Entscheidung für eine Methode gefallen, bereiten Sie Ihr(e) Team(s) und die zu migrierenden Daten auf den Wechsel vor. Je nach Umfang und Qualität der Daten kann dieser Prozess mehrere Wochen dauern. Auch hierbei unterstützen wir Sie gern, denn Datenmigration ist ein Prozess, der sorgfältig vorbereit sein will. Unschärfe in den Definitionen oder Fehler bei der Aufbereitung der Daten können am Ende große negative Auswirkungen haben.
Eine präventive Verbesserung der Datenqualität im alten System und eine klare Abgrenzung zwischen zu migrierenden und nicht zu migrierenden Datensätzen bilden das Fundament dieses Prozesses. Datensätze, die seit Jahren weder verändert, noch abgerufen wurden, Kontakte zu denen nie eine konkrete Verbindung bestand oder unvollständige Datensätze sind die Spreu, die es vom Weizen zu trennen gilt.
Die Migration ist auch eine Chance, sich von Altlasten zu befreien. Daten, die seit langem ihre Relevanz verloren haben oder vielleicht sogar rein rechtlich schon längst hätten gelöscht werden sollen, jetzt ist die Gelegenheit, reinen Tisch zu machen. Wir sind in dieser Hinsicht Profis, da wir bereits zahlreiche Migrationen bei uns und unseren Kunden durchgeführt haben.
Bevor es ans Eingemachte geht, steht ein ausführlicher Test an. Prüfen Sie gemeinsam mit uns, ob ein ausgewählter, begrenzter Datensatz sauber ins neue System migriert wird. Daraus lässt sich auch die Dauer des Gesamtvorgangs hochrechnen und eine genauere Einordnung des Abschlussdatums geben. Die verschiedenen Cloud Editionen der Atlassian Software bieten hierfür die entsprechenden Tools.
An dieser Stelle empfehlen wir auch stets, ein Backup der zu migrierenden Daten vorzunehmen – Sicherheit zuerst! Auch was die Mitarbeiter/innen angeht, sollten Sie vor der Migration prüfen, ob das neue System in der geplanten Form angenommen wird. Sind alle Prozesse in der Cloud so angelegt, wie Ihr(e) Team(s) es vom System erwarten? Oder muss hier noch nachgebessert werden?
Jede Umstellung ruft Bedenkenträger auf den Plan. Unterscheiden Sie berechtigte, konkrete Bedenken von prinzipiellen Bedenken. Nehmen Sie Ihre Mannschaft mit und überzeugen Sie sie von der neuen Software. Erstellen Sie mit uns einen Zeitplan und definieren Sie Milestones.
Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, ist der Zeitpunkt gekommen, den großen, roten Knopf zu drücken. Entsprechend des Zeitplans werden nun alle Daten und Apps in die vorbereiteten Strukturen in der Cloud kopiert und dort verfügbar gemacht. Der Cloud Migration Assistent von Atlassian unterstützt Sie dabei.
Ist der Datentransfer abgeschlossen, steht die Endkontrolle an: Sind alle Daten vollzählig vorhanden und funktionieren die Prozesse wie gewünscht?
Wenn ja, laden Sie ausgewählte Nutzer ein, das neue System noch mal genau zu testen. Bessern Sie bei Bedarf nach und gehen erst zu Schritt 6 über, wenn Sie hundertprozentig zufrieden sind. Auch wenn Ihnen klar sein sollte, dass Sie sicher noch das ein oder andere übersehen haben. Aber keine Sorge, auf die kleinen Unebenheiten, die Sie übersehen haben, weisen Sie Ihre Mitarbeiter/innen im nächsten Schritt sicher gerne hin.
Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, das neue System im Unternehmen offiziell einzuführen. Initiale Nutzerschulungen sind ein probates Mittel zum Onboarding – sie sind aber nur der erste Schritt. Sie stellen schnell fest, dass einiges doch anders funktioniert als von Ihnen erwartet. User finden im täglichen Belastungstest Lücken oder Fehler, die bei aller Umsicht zuvor nicht aufgefallen waren.
Machen Sie sich nicht verrückt, sondern arbeiten Sie die To-Dos der Wichtigkeit nach im Team ab. Gehen Sie auf das Feedback und die Änderungswünsche Ihrer Mitarbeiter/innen ein. Bereits nach wenigen Wochen sinken erfahrungsgemäß die Service Requests aus dem Team spürbar ab, nach einigen Monaten kommen nur noch sporadisch Anfragen – und das meist zu denselben Themen. Confluence eignet sich perfekt dafür, wiederkehrende Fragen per FAQ zu beantworten.
Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren individuellen Anforderungen.Die Unternehmen der ISO-Gruppe setzen Atlassian-Produkte bereits seit vielen Jahren für eigene Software-Entwicklungen und bei Kunden ein. Entsprechend groß ist unser Erfahrungsschatz, den wir gerne mit Ihnen teilen. Wir beraten Sie gern – unverbindlich und risikolos.
